Caramail, MSN, Skype et maintenant Messenger, WhatsApp, Snapchat… j’en passe et j’en oublie. Vous les reconnaissez, ils ont bercé votre enfance (pour les moins jeunes) et bercent vos adolescents aujourd’hui voire vous-même (bah quoi vous n’êtes pas si vieux que ça! 🙂 ). Mais savez-vous qu’en entreprise, il existe également des outils permettant de faire la même chose mais de façon plus organisé, plus sécurisé et surtout plus collaboratif? Je vous présente dans cet article les outils de Team Messaging et surtout un: Rocket.Chat.
Définition
Les outils de Team Messaging sont des applications de communication en entreprise qui permettent aux collaborateurs d’échanger en temps réel. On parle d’échange mais pas que, ces applications permettent de travailler de façon collaborative. Exemple « Projet marketing pour le Client X », on peut créer un « channel » où seront invités les collaborateurs qui doivent travailler sur ce projet. Ensuite toutes les idées et les avancées sont échangées sur ce channel et uniquement sur celui-ci. Donc ce n’est pas simplement un outil de chat entre collaborateurs mais bien une application collaborative favorisant le travail d’équipe et la communication interne peu importe le lieu géographique de chaque personne. Aujourd’hui il existe une multitude de produits sur le marché dont certains que vous connaissez déjà. Je vous donne les 3 plus connus:
- Le plus connu et qui a été un peu l’initiateur: Slack (mais qui s’est basé sur quelque chose qui existait depuis longtemps: IRC). Logiciel sorti en Août 2013 et créé par Stewart Butterfield, Eric Costello, Cal Henderson et Serguei Mourachov aux Etats-Unis. Je ne vais pas parler de leur valorisation financière aujourd’hui car ce n’est pas le sujet mais on va dire que ça marche pas trop mal pour eux. 🙂
- L’historique et géant Microsoft a quant à lui sorti son propre logiciel nommé Microsoft Teams qui est intégré dans l’offre Office 365 et qui rafle forcément aujourd’hui le plus d’utilisateurs. Il est sortie en mars 2017 donc 4 ans après Slack (non ce n’est pas un copieur… 😛 ).
- Et ça me tient à cœur de vous présenter un « Open Source » que nous utilisons chez Ozérim nommé: Rocket.Chat. Le nom n’est pas forcément le plus joli mais il a le mérite de concurrencer Slack et Microsoft Teams. C’est celui-ci que je vais vous présenter.
Présentation et fonctionnalités de Rocket.Chat
Présentation
Rocket.Chat est un produit Open Source développé par une communauté et il est brésilien. Il est « gratuit » mais cela ne veut pas dire qu’il est « plug and play » donc utilisable comme ça tout de suite. Petit rappel sur l’Open Source et la notion du « gratuit ». Le gratuit n’est déjà tout d’abord jamais gratuit car le logiciel l’est en tant que tel mais derrière il faut prendre en compte la prestation de mise en place, l’hébergement (si c’est dans le Cloud) ou le matériel nécessaire, la formation, la maintenance et surtout c’est quand même toujours sympa de participer financièrement à la hauteur de ses moyens à la communauté qui a passé du temps à le développer. Dites-vous une chose : quand c’est vraiment gratuit, ils gagnent leur vie autrement… (récupération de vos données, tracking de vos habitudes.. tout ça tout ça).
Fonctionnalités
Voici les fonctionnalités majeures de Rocket.Chat:
- Messagerie instantanée (vous me direz heureusement c’est la base 🙂 )
- Echange de fichiers: vous pouvez facilement déposer un fichier dans une conversation pour que votre ou vos interlocuteur(s) y accède. Fini les pièces jointes ou les liens We Transfert.
- Channel aussi nommé Groupes Privés: vous pouvez créer des groupes de discussion (autant que vous voulez). Par exemple un groupe lié au service d’une entreprise: compta, atelier ou commerce. Ou alors par projet. Pour chaque channel vous pouvez inviter les personnes concernées, ce qui permet de cloisonner. Le but n’est pas de cloisonner dans le sens péjoratif mais bien de créer des groupes de discussions efficaces et qui concernent un groupe de personnes précis. Rien ne vous empêche de créer un channel « blagues » ou « afterwork » 🙂 .
- Client Rocket.Chat multi-plateforme: Windows, Mac, Linux, Ios, Android… Il y a un client pour toutes les plateformes vous permettant d’accéder aux conversations et surtout d’être notifié d’un message sur n’importe quel périphérique.
- Intégration avec d’autres outils: alors je trouve que c’est l’une des meilleures fonctionnalités et c’est là la valeur ajoutée des produits de Team Messaging! Il faut avoir les outils compatibles mais ça commence à bien se démocratiser. Vous pouvez être notifié via Rocket.Chat que vous avez par exemple une nouvelle opportunité créée dans votre CRM ou alors qu’un client a signé un devis en ligne ou encore qu’un client a mis à jour une tâche dans votre outil de gestion de projet ou encore que vous avez eu un contact sur votre site Internet. Vous voyez l’économie de mails pour une simple notification? Mais surtout vous voyez le gain en réactivité?
- Gestion des utilisateurs et des droits: vous pouvez forcément créer des utilisateurs (nominatifs s’il vous plaît) et leur donner des droits sur ce qu’ils peuvent faire dans Rocket.Chat mais aussi sur quel channel ils peuvent accéder. Et encore mieux pour ceux qui ont un annuaire d’utilisateurs type LDAP, vous pouvez le lier.
Il y en a plein d’autres mais cela vous donne une idée de la puissance de l’outil.
Pourquoi Ozérim l’a choisi?
Pour ceux qui nous connaissent, vous savez notre attachement à la gouvernance et la propriété des données. Dans un monde numérique qui évolue chaque seconde et surtout dans un monde où la donnée devient de l’or, pour nous il est essentiel de garder la main. Rocket.Chat est téléchargeable et installable où l’on veut. Etant prestataire Cloud, on a choisi de l’héberger sur notre infrastructure Cloud en France. Voilà la raison principale! De plus Ozérim est très à l’écoute et en veille sur l’Open Source donc forcément 🙂 . Pour terminer, les fonctionnalités correspondent à notre besoin et j’irai même plus loin, peuvent correspondre à 95% de nos clients donc doublement intéressant. Et oui c’est dorénavant un produit que l’on propose dans notre catalogue. 🙂
Et si moi je veux Rocket.Chat dans mon entreprise?
Si vous voulez cet outil dans votre entreprise, 2 possibilités s’offrent à vous:
- Soit vous êtes dans le métier ou autodidacte et vous pouvez le faire seul. Tout se trouve sur le site Rocket.Chat
- Soit vous pouvez passer par un prestataire comme… heu… bah NOUS! 🙂 Et là on s’occupe de tout jusqu’à vous former sur l’outil. Pour ce faire: contactez-nous pour un faire un point sur votre besoin.
Conclusion
Les produits de Team Messaging ont un bel avenir devant eux. C’est pour le moment peu utilisé mais je pense que d’ici quelques années, cela deviendra un produit incontournable. Chez Ozérim, on a vu le gain en réactivité non négligeable sur les demandes clientes/prospects et aussi entre nous. Rocket.Chat est devenu l’outil central de notification et de communication interne même pour une petite équipe. 😉
